De naam van het contract: geef het context

Hoe bepaal je de naam van een contract?

De context van een contract verwijst naar de overkoepelende omgeving, omstandigheden en achtergrond die van invloed zijn op de totstandkoming, uitvoering en interpretatie van de contractuele overeenkomst.

, Inzicht in de context is cruciaal voor alle betrokken partijen, omdat het het noodzakelijke kader biedt voor het begrijpen van het doel, de motivaties en de verwachtingen van het contract.

Uitgewerkte voorbeelden per type contract.

Geef een contract een logische, contextuele naam, bij voorkeur de titel van het contract of de naam die in het contract zelf voorkomt. Kies een naam die betrekking heeft op het hoofdonderwerp (bijvoorbeeld product, dienst, projectnaam) van het contract, zoals “Koffiezetapparaat 1e etage”, “contract management software”, “Onderhoud Productielijn A” of “SSD-opslag”. Kies een naam die gemakkelijk herkenbaar is voor zowel jezelf als je collega's.

1. Leveringscontract

Context: Een leverancier levert maandelijks kantoorartikelen aan jullie hoofdkantoor. Het contract is opgesteld om leveringsvoorwaarden, prijzen en service-afspraken vast te leggen.

Logische naam: "Levering kantoorartikelen "

Waarom: De naam benoemt duidelijk wat wordt geleverd. Iedereen die het contract ziet, weet direct waar het op slaat.

2. SaaS-licentieovereenkomst

Context: Het bedrijf neemt een cloudgebaseerde HR-software in gebruik voor personeelsadministratie.

Logische naam: "HRM SaaS Licentie – Personeelsbeheer"

Waarom: Door zowel het type software als het doel te benoemen, voorkom je verwarring met andere softwarecontracten.

3. Facilitaire dienst

Context: Er is een contract met een schoonmaakbedrijf voor het dagelijks reinigen van de kantoren op de eerste verdieping.

Logische naam: "Schoonmaakdienst 1e verdieping – Clean&Co"

Waarom: Duidelijk over locatie, dienst en leverancier. Handig als er meerdere schoonmaakcontracten lopen voor verschillende locaties.

4. Projectmatig contract

Context: Een externe consultant wordt ingehuurd voor het optimaliseren van het inkoopproces gedurende een half jaar.

Logische naam: "Inkoopproces Optimalisatie – Consultancy Jan de Vries"

Waarom: Benoemt het doel van het project en wie het uitvoert, zodat het contract later makkelijk te traceren is.

5. Technische levering

Context: Levering van een nieuwe server met SSD-opslag, inclusief installatie en onderhoud.

Logische naam: "Serverinstallatie & SSD-opslag"

Waarom: Combinatie van product, dienst maakt het herkenbaar in archieven.

Extra tip

Als het contract in een contractmanagementsysteem staat, is het handig om altijd kernwoorden uit de context in de titel te verwerken, zoals:

Type contract (levering, onderhoud, licentie, huur, service)

Mochadocs account

Nog geen account?

Waarom wachten? Activeer vandaag nog je gratis account en word lid van de Mochadocs-community!

Contract Management was nog nooit zo eenvoudig; zorg voor inzicht en overzicht.

Check onze Get Started guides

Handige Contract Management eBooks

Waar is het contract?

In een archiefkast, in een doos, in die afgesloten kast, in de kluis, in het archief, op de server, in een map, in een kast, op je harde schijf, in de ordners op de administratie, op het hoofdkantoor, bij de vestiging in de regio, bij de directie, op je bureau, enz. enz. Op het moment dat je de vraag stelt, is het vaak al te laat. Dit eBook gaat over de absolute basis van contractmanagement: de locatie van je contract.

Hoe manage je de inhoud van een contract?

Hoe manage je een contract op einddatum?

Contracten managen is helemaal niet moeilijk. Maar het is wel ongelooflijk belangrijk dat je de basis goed in de vingers hebt. Te beginnen met het managen van een contract op einddatum. Jammer genoeg gaat juist dat nog regelmatig verkeerd bij organisaties. Daarom hebben we een eBook geschreven dat antwoord geeft op de volgende belangrijke vragen: Wat is het belang van contracten managen op einddatum? Waarom lukt het veel bedrijven niet? Hoe kun je contracten managen op einddatum?

Hoe je vandaag nog begint met Contract Management op meerdere locaties

Misschien heeft je bedrijf honderden contracten verspreid liggen over kantoren in Londen, New York en Shanghai. Misschien gaat het over een archiefkast in Apeldoorn en een bureaulade in Barneveld. Inhoudelijk maakt het niet zoveel uit. Iedereen die werkt in of met een organisatie met meerdere vestigingen krijgt te maken met dezelfde belangrijke vragen over Contract Management.

De 14 Contract Management Software Eisen

Het selecteren van software voor het beheren van contracten kan best ingewikkeld zijn. Vaak heb je de neiging om functionaliteiten te benoemen. De echte vraag is of je deze functionaliteiten nodig hebt voor het managen van contracten of voor iets anders.

Contract Management in de zorg Grip en Overzicht

In de eerste aflevering van deze serie kun je lezen dat veel contractmanagers in de zorg sinds 2015 met een flink aantal nieuwe contract(partij) en te maken hebben. Om zicht en grip te houden op al die afspraken, heb je een systeem nodig.

Contract Management in de zorg, belangrijker dan ooit

Sinds januari 2015 is er nogal wat veranderd binnen de gezondheidszorg. Met de nieuwe Jeugdwet en Wmo hebben gemeentes grote verantwoordelijkheden erbij gekregen. Een belangrijk onderdeel daarbij is het lokaal inkopen van zorg.

Bewaartermijn van belangrijke documenten

In het internettijdperk zou die vraag gelukkig niet meer zo moeilijk te beantwoorden moeten zijn.

De struggle van een student met het managen van contracten in Excel

We bezochten verschillende internet forums. Op zoek naar zinnige informatie over het managen van contracten in Excel. Er wordt veel over gesproken maar op één site konden we de volle dialoog volgen. Deze hebben we voor je geselecteerd.

Contract Management eBook: Contracten managen in de vastgoed

Mochadocs verzamelt gegevens over vraagstukken bij het (niet) managen van contracten. Je kunt deze vraagstukken verdelen in drie categorieën: contracten managen op einddatum, contracten kunnen terugvinden en contracten managen op inhoud.