Gebruikers inactief maken

Gebruikers inactief zetten maar wel zorgen dat er overdracht plaatsvindt.

Mochadocs Manage gebruikt eigenaarschap per onderdeel, zoals contracten, taken, documenten, financiële data en onderwerpen. Elk onderdeel heeft een actieve eigenaar nodig., Daarom kun je een Full User niet direct op inactief zetten. Eerst moet het eigenaarschap worden overgedragen. Pas wanneer er geen onderdelen meer aan deze Full User zijn gekoppeld, kun je het account op inactief zetten.

Users inactief maken

Begrippen

Full user

Een Full User is in beginsel een user die proactief is in Contract Management. Een Full User is een volledige functionele gebruiker in Mochadocs Manage en kan daardoor toevoegen, wijzigen en deleten (op basis van autorisaties).

View user

Een View User is een user de reactief is in Contract Management. Een View User kan alleen leesrechten hebben binnen Mochadocs Manage. De View User kan zien wat er speelt in het contractportfolio (op basis van ingeregelde rechten), maar kan echter niets toevoegen, wijzigen of deleten.

Stap 1 - Eigenaarschap

De achterliggende gedachte

Als Full User A bijvoorbeeld eigenaar is van een contract (en taak, document, financiële data, onderwerp, enz.), blijft dit eigenaarschap gekoppeld aan dat account. Zou je direct op inactief kunnen zetten, dan blijft het contract (en taak, document, financiële data, onderwerp, enz.) zonder actieve eigenaar staan. Dat geeft risico’s in beheer en meldingen en dus staat Mochadocs dat niet toe. Dus moet het eigenaarschap worden overgedragen. Dat kan ineens. We noemen dat "big bang".

Een big bang doe je in de configuratie van de gebruikers.

Configuratie van gebruikers

^{Gebruikers Configuratie}

In plaats van per contract (en taak, document, financiële data, onderwerp, enz.) het eigenaarschap handmatig over te zetten, neemt Mochadocs in één stap alle contracten van Full User A en zet deze over naar Full User B. Dit voorkomt fouten, versnelt het proces en zorgt dat er geen contracten (en taak, document, financiële data, onderwerp, enz.) achterblijven zonder actieve eigenaar.

Mochadocs controleert tijdens deze big bang automatisch of alle contracten (en taak, document, financiële data, onderwerp, enz.) correct worden overgedragen. Na de overdracht is Full User B direct verantwoordelijk voor alle contracten (en taak, document, financiële data, onderwerp, enz.) die eerst aan A gekoppeld waren. Zodra de overdracht klaar is, kun je Full User A veilig op inactief zetten.

Stap 2 - Eigenaarschap overdragen

Click op de button

Selecteer de "eigenaarschap overdragen" button achter de full user waarvan je de eigenaarschap wilt overdragen (Full User A is in dit voorbeeld Francisco Faustino).

Eigenaarschap Overdragen knop

Selecteer de nieuwe eigenaar

Daarna verschijnt er een pop-up.

Nieuwe eigenaar selecteren

Bevestig de nieuwe eigenaar

Bevestig de nieuwe eigenaar door op "Eigenaarschap overdragen" te klikken.

Nieuwe eigenaar bevestigen

Na deze bevestiging zal het eigenaarschap van Full User A volledig overgegaan zijn op Full User B (in dit voorbeeld Fernando Flores). Nu staat de Full User A nog steeds op actief maar kun je deze status veranderen.

Stap 3 - Verander de status

Van Actief naar Inactief

Verander nu de actieve status van Full User A naar een inactieve status door op het symbool te klikken achter de naam.

Status wijzigen button

Deactivatie

Er verschijnt een pop-up waarmee je de account kunt deactiveren.

Account deactiveren

Na de de-activatie

Na de de-activatie zal de gebruiker in de lijst van inactieve gebruikers verschijnen. Inactieve gebruikers worden niet gefactureerd.

Account Menu

Mochadocs account

Nog geen account?

Waarom wachten? Activeer vandaag nog je gratis account en word lid van de Mochadocs-community!

Contract Management was nog nooit zo eenvoudig; zorg voor inzicht en overzicht.

Check onze Get Started guides

Handige Contract Management eBooks

Waar is het contract?

In een archiefkast, in een doos, in die afgesloten kast, in de kluis, in het archief, op de server, in een map, in een kast, op je harde schijf, in de ordners op de administratie, op het hoofdkantoor, bij de vestiging in de regio, bij de directie, op je bureau, enz. enz. Op het moment dat je de vraag stelt, is het vaak al te laat. Dit eBook gaat over de absolute basis van contractmanagement: de locatie van je contract.

Hoe manage je de inhoud van een contract?

Hoe manage je een contract op einddatum?

Contracten managen is helemaal niet moeilijk. Maar het is wel ongelooflijk belangrijk dat je de basis goed in de vingers hebt. Te beginnen met het managen van een contract op einddatum. Jammer genoeg gaat juist dat nog regelmatig verkeerd bij organisaties. Daarom hebben we een eBook geschreven dat antwoord geeft op de volgende belangrijke vragen: Wat is het belang van contracten managen op einddatum? Waarom lukt het veel bedrijven niet? Hoe kun je contracten managen op einddatum?

Hoe je vandaag nog begint met Contract Management op meerdere locaties

Misschien heeft je bedrijf honderden contracten verspreid liggen over kantoren in Londen, New York en Shanghai. Misschien gaat het over een archiefkast in Apeldoorn en een bureaulade in Barneveld. Inhoudelijk maakt het niet zoveel uit. Iedereen die werkt in of met een organisatie met meerdere vestigingen krijgt te maken met dezelfde belangrijke vragen over Contract Management.

De 14 Contract Management Software Eisen

Het selecteren van software voor het beheren van contracten kan best ingewikkeld zijn. Vaak heb je de neiging om functionaliteiten te benoemen. De echte vraag is of je deze functionaliteiten nodig hebt voor het managen van contracten of voor iets anders.

Contract Management in de zorg Grip en Overzicht

In de eerste aflevering van deze serie kun je lezen dat veel contractmanagers in de zorg sinds 2015 met een flink aantal nieuwe contract(partij) en te maken hebben. Om zicht en grip te houden op al die afspraken, heb je een systeem nodig.

Contract Management in de zorg, belangrijker dan ooit

Sinds januari 2015 is er nogal wat veranderd binnen de gezondheidszorg. Met de nieuwe Jeugdwet en Wmo hebben gemeentes grote verantwoordelijkheden erbij gekregen. Een belangrijk onderdeel daarbij is het lokaal inkopen van zorg.

Bewaartermijn van belangrijke documenten

In het internettijdperk zou die vraag gelukkig niet meer zo moeilijk te beantwoorden moeten zijn.

De struggle van een student met het managen van contracten in Excel

We bezochten verschillende internet forums. Op zoek naar zinnige informatie over het managen van contracten in Excel. Er wordt veel over gesproken maar op één site konden we de volle dialoog volgen. Deze hebben we voor je geselecteerd.

Contract Management eBook: Contracten managen in de vastgoed

Mochadocs verzamelt gegevens over vraagstukken bij het (niet) managen van contracten. Je kunt deze vraagstukken verdelen in drie categorieën: contracten managen op einddatum, contracten kunnen terugvinden en contracten managen op inhoud.