Contracten automatisch actualiseren en archiveren

Verlopen contracten worden automatisch gearchiveerd en verlengde contracten worden automatisch geactualiseerd.

Misschien wel één van de grootste wensen van een auditor of een accountant is het kunnen terugvinden van alle actuele contracten. Stakeholders zoals inkopers, contractmanagers en IT managers willen dat ook. Het niet actueel hebben van die informatie betekent dat je iedere keer opnieuw dezelfde informatie moet zoeken. Dat kost tijd, geld, maar ook veel ergernis. Het houd je weg van je dagelijkse werkzaamheden. Dat moet dus heel anders. En dat kan ook heel anders.

Mochadocs - Contract Lifecycle Management - Documents in Box

Met één systeeminstelling

Dus hoe actualiseer je contracten automatisch? Alles binnen MochaDocs (lees: de automaat) is er op gericht het voor de gebruiker zo eenvoudig mogelijk te maken. De geautomatiseerde administratieve verwerking van actuele en gearchiveerde contracten is daar een mooi voorbeeld van. Het contracten opschonen verloopt geheel automatisch.

Verlopen contracten worden automatisch gearchiveerd, verlengde contracten worden automatisch vernieuwd en voorzien van de juiste toekomstige einddatum, belangrijke taken worden automatisch opnieuw ingepland. Je hoeft dus niets aan te passen, alleen maar in te regelen. Met één instelling in de setup. En daarna gaat het helemaal vanzelf. Altijd actueel! Altijd up-to-date.

Mochadocs - Contract Lifecycle Management - Ninja Heads V5

Wat betekent het om altijd een actueel contractenregister te hebben?

Een actueel contracten register is een verademing voor alle stakeholders die een belang hebben bij, of iets moeten doen met, een contract. Niet meer zoeken naar de einddata of de opzegtermijnen. Altijd de juiste basisinformatie ter beschikking waar je ook bent, wat je ook doet. Dit vormt de basis voor het managen van de inhoud van een contract en staat ook aan de basis van het managen van iedere relatie gekoppeld aan dat contract.

Een actuele einddatum levert een actueel opzeg- en heronderhandelmoment van een contract

Contracten kunnen automatische verlengingen bevatten of zijn gebaseerd op een vaste duur met tussentijdse opzegmogelijkheden. In beide situaties is het belangrijk grip te houden op de mogelijkheid om het contract te kunnen opzeggen, te heronderhandelen of te verlengen. Dus is het belangrijk op het juiste moment een melding te krijgen die betrekking heeft op de actuele einddatum en de daarbij horende opzegtermijn.