Hoe actualiseer je een contractenregister?

Op elk moment moet bekend zijn aan welke rechten en plichten uit contracten de organisatie is gebonden. Iedere stakeholder binnen de organisatie moet op ieder moment kunnen inzien welke contractuele verplichtingen er zijn aangegaan. Natuurlijk alleen de contracten die voor de stakeholder van toepassing zijn, dus autorisatie is hierin van belang. Helaas is in de praktijk het hebben van een contractenregister vaak een wens, geen realiteit. Het is makkelijk een contractenregister in te richten.

Mochadocs - Contract Management - Folders

Het traditionele papieren contractenregister

Van oudsher noteerden medewerkers van secretariaten contracten in een papieren register. Het gedisciplineerd bijhouden van zo'n papieren register is een intensieve. De vast te leggen gegevens waren vaak gerelateerd aan de "meta" informatie van een contract zoals de einddatum, de opzegtermijn en de contractpartijen.

Maar er waren (en zijn) ook partijen die de financiële gegevens uit die contracten wettelijk moesten vastleggen zoals het notariaat, advocatuur en banken bij het ontvangen en uitgeven van gelden.

Mochadocs - Contract Management - Stack Documents

Het belang van het hebben van een compleet en actueel contractenoverzicht

Het managen (van de inhoud) van contracten begint altijd met het (geautomatiseerd) registeren van de "meta" informatie van de contracten. Op het moment dat je een contractenregister geraadpleegd hebt, spelen er twee onderwerpen een centrale rol: Compleet en Actueel. Deze twee onderwerpen bepalen de betrouwbaarheid van je register.

Mochadocs - Contract Management - Signed Document Add V1

Het creëren van een compleet Contractenregister

Wil je altijd een compleet contractenregister dan vergt het toevoegen van nieuwe contracten aan het register discipline en routine. Ieder contract, waar ook in de organisatie, moet worden opgenomen in een bestand. Ieder contract, dus geen uitzonderingen. Want alleen hierdoor heb je altijd een compleet beeld van alle contractuele rechten en plichten. Dat verhoogt direct je vertrouwen in de inhoud van het contractenregister.

Mochadocs - Contract Management - System Gears V2

Het actueel houden van een Contractenregister

Het actueel houden van een contractenregister is vervolgens wel erg makkelijk. Mochadocs heeft hiervoor volledig geautomatiseerde mechanismen ingebouwd waardoor er altijd een actueel beeld is van het contractenregister. Einddata worden automatisch op het juiste moment bijgewerkt. Je zou het handmatig kunnen doen, maar dat vergt discipline, routine en kost tijd. Het automatiseren is dus tijdsbesparend en verhoogd de kwaliteit. Er is altijd een actueel beeld van al je contractuele rechten en plichten.