Tientallen, honderden of zelfs duizenden contracten implementeren?
De Contract Management Implementatie. Deel 1: Contracten en Bijlagen.
Waar zijn je contracten? Waar zijn de contracten van je collega's? Welke stappen moet je zetten? Wat doe je met de documenten in je archiefkasten? Hoe implementeer je tientallen, honderden of zelfs duizenden contracten?
/Mochadocs%20-%20Contract%20Management%20-%20Laptop%20Browser%20Approved%20ALT.svg)
/Mochadocs%20-%20Contract%20Management%20-%20Documents%20in%20Box.svg)
Het verzamelen van je contracten
Zonder het hebben van je contracten valt er niet veel te managen, en al helemaal geen einddatum van een zoekgeraakt contract. Als startpunt voor het implementeren van Contract Management Software is het belangrijk om zoveel mogelijk contracten te gaan verzamelen.
Selecteer een (deel van een) onderdeel van je organisatie en verzamel alle contracten daarvan. Contracten kunnen overal zijn opgeslagen. Denk hierbij aan archiefkasten, mappen op servers, laden van bureaus, laptops van collega's, dozen in de archiefruimte, in een kluis, en ga zo maar door. De kans is groot dat je niet alle contracten zult gaan vinden maar dat is geen reden om de wel gevonden contracten niet te gaan managen.
Selecteer een (deel van een) onderdeel van je organisatie en verzamel alle contracten daarvan. Contracten kunnen overal zijn opgeslagen. Denk hierbij aan archiefkasten, mappen op servers, laden van bureaus, laptops van collega's, dozen in de archiefruimte, in een kluis, en ga zo maar door. De kans is groot dat je niet alle contracten zult gaan vinden maar dat is geen reden om de wel gevonden contracten niet te gaan managen.
Ook kan het zijn dat je veel documenten al in een ander systeem hebt zitten. Dat lijkt het makkelijker te maken. Lees hieronder maar waar die bestanden aan zouden moeten voldoen.
/Mochadocs%20-%20Contract%20Management%20-%20Scanner%20With%20Paper%20V4.svg)
Het scannen van contracten en bijlagen
Bij het scannen van de contracten en bijlagen moet je alvast rekening houden met de toekomst. Als je toch gaat scannen, zorg er dan voor dat de contracten en bijlagen straks digitaal leesbaar zijn, via Optical Charachter Recogition (OCR). Bij OCR wordt de tekst uit een afbeelding omgezet in bewerkbare tekst. En deze bewerkbare tekst is dan straks te doorzoeken. Mochadocs voorziet in de mogelijkheid om alle contracten en bijlagen in één keer te doorzoeken op een bepaalde karakterset.
/Mochadocs%20-%20Contract%20Signing%20-%20Documents%20in%20Folder%20movement.svg)
Het ordenen van je contract en bijlagen voor een gestructureerde implementatie
Een eerste gedachte is de verschillende contracten van verschillende contractpartijen apart op te gaan slaan in een map. Dat is echter niet aan te bevelen aangezien er contracten kunnen voorkomen met meerdere contractpartijen. In die situatie zou je het contract dus op meerdere plaatsen moeten opslaan. Handiger is alle contracten en bijlagen in 1 directory te plaatsten. Alle documenten moeten toch worden geopend om de invoer goed te laten verlopen. Je Implementatie Team is de contracten gaan "screenen" op inhoud. Je zult ervaren dat je telkens wilt werken met nieuwe files en niet eerst controleren of het contract al is toegevoegd aan je contractdatabase. Uiteindelijk is het onvermijdbaar. Ergens ga je dubbele bestanden tegenkomen als je deze ook fysiek op verschillende plaatsen had opgeslagen.
Dan heb je nog de digitale files die op verschillende plekken op servers en andere opslagapparatuur kunnen staan. Ook die files zou je in die ene map kunnen stoppen. Ook kun je wachten totdat je de eerste map met nieuw ingescande documenten hebt verwerkt. De reden hierachter is dat bij het geheel scannen van al je papieren contracten, er direct een digitaal overzicht ontstaat nog voordat je met de bestanden begint die al gedigitaliseerd zijn.
Dan heb je nog de digitale files die op verschillende plekken op servers en andere opslagapparatuur kunnen staan. Ook die files zou je in die ene map kunnen stoppen. Ook kun je wachten totdat je de eerste map met nieuw ingescande documenten hebt verwerkt. De reden hierachter is dat bij het geheel scannen van al je papieren contracten, er direct een digitaal overzicht ontstaat nog voordat je met de bestanden begint die al gedigitaliseerd zijn.
/Mochadocs%20-%20Contract%20Management%20-%20Document%20Map%20V2.svg)
Het registreren en uploaden van contracten en bijlagen met behulp van een mappenstructuur
Als je begint met het registreren en uploaden van contracten en bijlagen zorg er dan voor dat je goed in de gaten houdt welke bestanden je al verwerkt hebt. Deze kun je plaatsten in een nieuwe map die je bijvoorbeeld "Verwerkt" noemt. De map met alle bijlagen en contracten die gereed staan voor verwerking kun je "Voorraad" noemen. Je zult merken dat je ook wat "losse" documenten zult gaan tegenkomen tijdens het implementeren. Het is zeer waarschijnlijk dat je deze "losse" documenten pas aan het einde van het uploaden en registreren van alle contracten en bijlagen kwijt kunt in de database........ of niet. Wat zeker is, is dat deze map geen contracten kan bevatten. Deze kun je altijd kwijt in Mochadocs. Losse documenten zonder contract vormen de basis voor je speurtocht naar de juiste contracten.