Hoe manage je het opslaan van contractbijlagen bij contracten?

Het zal je niet ontgaan zijn dat het makkelijk terug kunnen vinden van de juiste contractbijlagen niet altijd even makkelijk is als je zou willen. Een slimme manier om bijlagen makkelijk te uploaden, maar ook (na verloop van tijd) weer terug te vinden, is een noodzaak bij het succesvol managen van je contracten. En dat is best belangrijk, want je wilt niet in de toekomst op zoek moeten gaan naar een contract of een bijlage die je uiteindelijk niet meer kunt terugvinden. Je wilt hem direct kunnen vinden.

Mochadocs - Contract Management - Signed Document Add V1

Essentiële basisprincipes achter het opslaan van contractbijlagen

Dus naast het makkelijk kunnen terugvinden van het contract zelf, is er een behoefte aan het makkelijk kunnen terugvinden van de contractbijlagen. Met contractbijlagen bedoelen we bijvoorbeeld:

Opzeggingsbrieven
Rapportages
Certificaten
Offertes
Machtigingen (zoals bijvoorbeeld SEPA)
Algemene Voorwaarden
Orderformulier
Keuring
Checklist
Correspondentie

Dit is niet een complete lijst van contractbijlagen maar je kunt hem wel gebruiken voor het inregelen van Mochadocs. De lijst zelf is groter en kan ook organisatie afhankelijk zijn. Contractbijlagen hebben een impact op het resultaat van de organisatie, want ze vormen een onlosmakelijk onderdeel van het contract. Het makkelijk terug kunnen vinden is daarom een belangrijke voorwaarde voor het managen van contracten. Het is het managen van de bijlagen van contracten.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Form V3

Leg alle informatie snel, makkelijk, maar vooral direct vast

Het is duidelijk dat een contract een momentopname is. Als je besloten hebt om alle relevante contractinformatie toe te voegen aan het contract, neem dan tevens de beslissing om alle relevante contractbijlage informatie vast te leggen. Je kunt hierbij denken aan informatie zoals is de contractbijlagen nog actief, bij welk onderwerp van welk contract de bijlage hoort, welk soort bijlage het betreft, of er nog specifieke kenmerken zijn, etc.

Mochadocs - Contract Management - Magnifier on Document V4

Het makkelijk en geautoriseerd terugvinden van de juiste contractbijlage

Slim omgaan met het opslaan van contractbijlagen bij het contract is een belangrijke voorwaarde voor het makkelijk kunnen terugvinden van een bijlage. Niet alleen het makkelijk uploaden en opslaan van de contractbijlagen is van belang, maar ook of je geautoriseerd bent om de bijlage te mogen zien. Als je gaat werken met een contracthiërarchie verloopt een dergelijke autorisatie bij MochaDocs geheel geautomatiseerd. Je hoeft dus niet na te denken over voor wie de bijlage inzichtelijk is. Je kiest een documenteigenaar en de rest gaat vanzelf.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Demo V1

Dashboard en rapportage demo

Wil je weten wat Mochadocs Rapportage voor je kan betekenen? Vraag dan direct een demonstratie aan. Onze Mochadocs Contract Management specialisten helpen je graag verder.