Hoe plan je het managen van een contract in drie simpele stappen?

Plan het managen van je contract in drie simpele, bewezen stappen. De planning van je contract in tijd is een belangrijk aspect voor het maximaliseren van je rendement.

Leer hoe je een contract in drie simpele stappen kunt managen.

En het rendement, wat in ieder contract anders is, is de basis waarop het contract is gesloten.

Dit geldt voor zowel een arbeidscontract, als een softwarelicentie en een vergunning.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Form V3

Stap 1 - De basisinformatie

In deze stap zorg je ervoor dat de basisinformatie van het contract compleet is. Ook zorg je ervoor dat je alle documenten digitaal ter beschikking hebt. In deze fase upload je de documenten naar een centrale respository en zorg je ervoor dat de basisinformatie wordt ingevoerd in de Software. De gegevens die je nodig hebt zijn:

naam van het contract
de contractpartij(en)
de contractsoort
de begindatum
de looptijd (of de einddatum)
de opzegtermijn
de check of er een stilzwijgende verlenging in het contract zit
wat die verlenging dan is (welke termijn, onbeperkte of beperkte verlenging)
wie de contracteigenaar is

Nadat je de basisgegevens hebt toegevoegd, is het managen van het contract op einddatum gereed, kun je documenten makkelijk terugvinden en kun je gaan starten met stap 2.

Stap 2 - Wie doet wat met welke inhoud van het contract?

In stap twee duik je dieper in het contract met de vraag "Wat wil ik managen?" gevolgd door "Door wie wil ik dat laten doen?"

Wat wil ik managen?

Alle onderdelen waarvan je vindt dat je het moet managen ga je nu in beeld brengen. Het kan zijn dat Mochadocs je al geholpen heeft door de onderwerpen (deels) al aan te maken, maar het kan ook zijn dat je zelf een onderwerp wilt aanmaken. Je zult merken dat als je contracteigenaar bent, dat je alles kunt toevoegen en wijzigen. Onderwerpen, taken, documenten, financiële waarden en takenplanners. Deze componenten vormen de fundering voor het beheersbaar maken van alle toekomstige (wederkerige) activiteiten.

Door wie wil ik het laten managen?

Nu je alle onderdelen en bijhorende activiteiten in beeld hebt gebracht, kun je de vraag "Wie moet wat doen?" toepassen op het toekennen van de eigenaren van de verschillende onderwerpen of taken (we noemen die eigenaren de stakeholders). Als je een taak een nieuwe eigenaar hebt gegeven, zal deze tijdig een notificatie gaan krijgen. Natuurlijk blijf je als contracteigenaar op de hoogte van de ontwikkeling. Je plant eventuele nieuwe taken en controleert of de taken binnen de juiste termijn worden afgehandeld. Je wordt hierbij geholpen door bijvoorbeeld andere stakeholders, de geautomatiseerde escalatiesprocessen, de krachtige voor te definiëren rapportages en de slimme dashboards.

Onderdelen die vanuit deze stap worden verricht

benoemen verschillende onderwerpen
benoemen en inregelen verschillende taken
benoemen en inregelen verschillende repeterende taken
inregelen automatische takenplanner
toevoegen van de juiste documenten
beoordelen of de automatisch gegenereerde onderwerpen van toepassing zijn
beoordelen of de automatisch gegenereerde activiteiten van toepassing zijn
toekennen verantwoording van onderwerpen aan desbetreffende stakeholder
toekennen verantwoording en uitvoering van taken aan desbetreffende stakeholder
toekennen van contract aan diverse organisatieonderdelen (matrix, organigram, geografisch)

Mochadocs - Contract Management - Envelope with Document V2

Stap 3 - Verbetermaatregelen ontwikkelen en het contract archiveren

Aan het einde van de duur van het contract is er veel informatie verzameld om het contract te evalueren. De taken zijn uitgevoerd en de informatie hierover kan makkelijk worden uitgelezen uit het contract. De audittrail helpt bij het in de tijd zetten van het contract. De eindevaluatie gaat je helpen bij het verbeteren van de organisatie en het maken van nieuwe contracten. Daarnaast kan het contract gearchiveerd worden (dit gebeurd automatisch). De af te ronden handelingen zijn:

beoordelen audit
beoordelen uitvoering van taken
benoemen verbetermaatregelen
verbeteren creatie van nieuwe contracten
(automatisch) archiveren van het contract met alle onderdelen

Mochadocs - Contract Management - Cell Phone Ringing V2

Start vandaag nog met het Managen van je Contracten

Vraag de Mochadocs Specialisten hoe zij je kunnen helpen met je contracten.