Hoe zorg je dat contracten niet zomaar worden verwijderd?

Een vier ogen methode zorgt ervoor dat je niet zomaar contracten laat verwijderen door gebruikers van Mochadocs. Er is altijd een controlemechanisme.

Het is bijzonder vervelend als een contract met al haar onderliggende informatie ongewenst verwijderd wordt. Je verliest niet alleen de belangrijke informatie voor de toekomst maar ook de waardevolle informatie uit het verleden. Het is dus erg belangrijk om bij dit probleem stil te staan. Een onlosmakelijk onderdeel van grip houden op je contracten. Binnen de Mochadocs Contract Management Software vind je hier een slimme en tegelijkertijd eenvoudige oplossing voor.

Mochadocs - Contract Management - Signed Document Minus V1

Configureer Mochadocs zo dat contracten niet met een druk op de knop kunnen worden verwijderd. Zo voorkom je op voorhand verloren contractdata. Met het vier ogen principe.

Nadat je een nieuwe stakeholder (gebruiker) toegang hebt gegeven kan deze contracten managen, notificaties ontvangen en ook eigenaar worden van documenten, financiële gegevens, taken, onderwerpen en contracten. De stakeholder kan dus zelfstandig contracten toevoegen, maar ook verwijderen. En dat verwijderen kan soms best belangrijk zijn, want je wilt een schoon contractenregister hebben en niet eentje waarin overbodige informatie staat.

De eerste stap bij het verwijderen is het uitleggen door de stakeholder aan Mochadocs waarom het contract moet worden verwijderd. Zomaar verwijderen kan dus vanwege de ingebouwde tussenstap. Dit is de eerste stap. Deze ligt volledig in handen van de stakeholder.

Mochadocs - Contract Lifecycle Management - Ninja Heads V5

Checken of het verwijderde contract ook echt verwijderd mocht worden.

De tweede stap in deze handeling is de activiteit van de Mochadocs applicatiebeheerder. Direct nadat de stakeholder het contract heeft verwijderd is het contract niet meer zichtbaar in Mochadocs voor de andere stakeholders. Het contract heeft een status gekregen "verwijderd". Het is slechts een fictieve status, want het contract, de onderwerpen, taken, financiële gegevens en alle bijhorende documenten zijn nog zichtbaar voor de applicatiebeheerders. Deze checkt wat met het contract gedaan moet worden. Daadwerkelijk verwijderen of terugzetten, aan een andere stakeholder toekennen. Ook kan het contract worden gearchiveerd om daarmee de geschiedenis en kennis van het contract niet verloren te laten gaan.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Form

Nu kan de applicatiebeheerder gaan kijken in de geschiedenis van het contract.

De applicatiebeheerder kan, indien nodig, hier waardevolle informatie terugvinden, nog voordat het contract daadwerkelijk wordt verwijderd (of opnieuw wordt gepubliceerd maar bijvoorbeeld met een inactieve status). In de notificaties is te lezen wat de verwijderingsreden is geweest.

Als nu de applicatiebeheerder "Definitief verwijderen" aanklikt zal het contract verwijderd worden uit de contractendatabase. Er zijn dus ten minste twee gebruikers (een writer en een applicatiebeheerder) nodig om het contract daadwerkelijk te verwijderd.

In de Setup kun je per gebruiker (writer) regelen of een gebruiker (writer) rechtstreeks contracten mag verwijderen of dat het laatste honk toch de Mochadocs applicatiebeheerder is.