Hoe lang moet je contracten (digitaal) bewaren?

Wat is er wettelijk geregeld in Nederland?

Iedere onderneming / organisatie is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Alle gegevens over je onderneming of organisatie die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij die administratie. Dit geldt ook voor contracten, overeenkomsten en andere afspraken. In beginsel wil de overheid (belastingdienst) dat deze informatie digitaal wordt bewaard.

Automatisch digitaal archiveren

Contracten hebben vaak een einddatum. Het kan zijn dat een contract stilzwijgend wordt verlengd met een bepaalde duur.

Eigenlijk loopt een dergelijk contract onbeperkt door. Maar wat gebeurt er als je contract deze stilzwijgende verlenging niet heeft?

Hoe zorg je ervoor dat een dergelijk contract op tijd wordt gearchiveerd?

Mochadocs - Contract Management - Envelope with Document Gears V1

Waarom is het automatisch archiveren handig?

Professionele contractmanagement software zorgt voor een geautomatiseerde archivering. Het komt er in het kort op neer dat een contract nadat het verlopen is, automatisch wordt gearchiveerd, inclusief bijlagen, activiteiten, onderwerpen en de audit trail. Doordat dit automatisch wordt verwerkt hoef je er dus niet op te letten. Maar je moet het wel makkelijk terug kunnen vinden. En het moet er ook blijven staan.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Demo V1

Onderzoek je Contract Management Software?

Wil je weten wat Mochadocs voor je kan betekenen? Vraag dan direct een demonstratie aan. Onze Mochadocs Contract Management specialisten helpen je graag verder.