Wat als je geen toegang hebt tot gemaakte contractuele afspraken?

De juiste informatie is essentieel voor je zakelijke beslissingen. Natuurlijk heb je een mening over een klant of leverancier, maar de echte, feitelijk vastgelegde informatie staat in de inhoud van een contract (de contractuele afspraken). Nog steeds zijn er veel stakeholders die geen of beperkte toegang hebben tot deze belangrijke informatie.

Mochadocs - Contract Management - Magnifier on Document V4

De informatie over en uit contracten ligt vaak in verschillende systemen opgeslagen.

Er is dan geen duidelijk of eenduidig contractmanagementbeleid. Ook is er een grote diversiteit in de definitievorming van "contractmanagement". De uiteenlopende definities voor hetzelfde begrip dragen niet echt bij tot een eenduidig beleid. Allemaal signalen die erop wijzen dat organisaties en ondernemingen nog geen (integraal) grip (kunnen) hebben op hun contractuele afspraken.

Maar wat als je dat wel zou hebben? Wat als je vanaf nu iedere stakeholder kunt betrekken bij de informatie die voor hem of haar van belang is? Heb je dan focus op de feiten? Of zit je dan nog in meningen? Wat betekent dat voor je bedrijfsvoering? Wat betekent het voor je strategie en voor je operatie? Hoeveel meer rendement ga je bereiken met feiten?

Mochadocs - Contract Management - Three Ninjas

Feiten vs meningen

Wanneer de juiste persoon niet op het juiste moment over de juiste informatie beschikt, leidt dat tot het nemen van foutieve beslissingen. Of misschien wel het nemen van de juiste beslissingen, maar dan op het verkeerde moment. Linksom of rechtsom leidt het tot frustratie bij verschillende stakeholders. Dit leidt vervolgens weer tot een lager rendement. Dat lijkt ons toch echt een reden om de informatie uit contracten bij de juiste stakeholders transparant te maken.

Mochadocs - Contract Management - Stack Documents V2

De weerspiegeling van het contract

Je kunt stellen dat het niet beschikbaar hebben van de contractuele afspraken (en dus de feiten) hetzelfde is als het accepteren van een lager rendement. Dit staat haaks op het winstoogmerk van een onderneming of de kostenbeheersing van een organisatie. Er is dan niet veel meer nodig om te begrijpen dat ondernemingen en organisaties een weerspiegeling zijn van de wijze waarop ze hun contractuele afspraken managen.