Wat is de kern van Contract Management Software?

Iedereen weet dat contracten belangrijk of zelfs bepalend kunnen zijn. Ze bevatten cruciale en vitale afspraken die de relatie met stakeholders zoals partners, leveranciers, klanten en werknemers kunnen beïnvloeden. Grote organisaties hebben duizenden contracten. Hoe meer contracten er zijn, hoe lastiger het wordt om gemaakte schriftelijke afspraken beheersbaar te maken. Het is alleen al een uitdaging om te weten waar ze zijn en wie ervoor verantwoordelijk is. Eén van de redenen om te werken met Contract Management Software.

Mochadocs - Contract Management - Clipboard Statistics

De basisprincipes achter Contract Management Software

Veel stakeholders weten dat hun organisatie contracten veel beter moeten gaan managen. Een opsomming van een paar onderdelen leert al snel dat organisaties moeite hebben om hun contracten te kunnen vinden en de daaruit voortvloeiende handelingen en beslissingen te begeleiden. Een paar onderdelen hierin zijn:

Tijdig in staat zijn om een contract te kunnen evalueren
Einddata niet vergeten
Voorkomen van boetes
Incasseren van bonussen
Naleven van gemaakte afspraken gedurende de looptijd van een contract
Terugvinden van contracten en bijlagen
Overdracht van kennis bij vertrek van (sleutel)werknemers

Maar dit is zeker niet de complete lijst van onderdelen, slechts een opsomming. De lijst is groter. En dit terwijl die onderdelen van de contracten een enorme impact kunnen hebben op het resultaat van de organisatie. En dat gaat verder dan alleen het direct meetbare resultaat uit een contract. Ook de niet direct meetbare effecten kunnen significant zijn. Het hebben van een actueel overzicht van alleen al de einddatum en het ontvangen van een tijdige einddatum notificatie is een meer dan perfecte start.

Mochadocs - Contract Management - Bell Sound V2

Contract Management Software informeert je op het juiste moment

Het is duidelijk dat een contract een momentopname is. Ergens in het verleden is er een beslissing genomen en een contract getekend. De vraag is of dit contract en de inhoud daarvan nog steeds actueel zijn. Je organisatie is niet stil blijven staan. Op het moment van tekenen staan er in contracten over het algemeen afspraken die over de toekomst gaan. Best wel belangrijk dus om in die toekomst op het juiste moment te worden geïnformeerd over die afspraken, wat er in staat, en wat je moet beslissen of doen.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Browser Gear

Contract Management Software raadpleeg je tijdens de uitoefening van het contract automatisch

Contract Management Software moet ten minste voldoen aan het op het juiste moment informeren en alarmeren van de stakeholder over een schriftelijk gemaakte afspraak die effect kan hebben op de organisatie (strategisch, tactisch en/of operationeel) en wat dat effect kan inhouden. Contract Management Software notificeert dus de stakeholder op het juiste moment zonder dat deze daarom vraagt. Daarnaast is het een centraal punt waarin alle contractuele informatie snel en makkelijk is terug te vinden op het moment dat dat nodig is (bijvoorbeeld na een notificatie). Een noodzaak voor het nemen van de juiste beslissingen of inzetten van de juiste actie op het juiste moment.