Wie zijn de stakeholders binnen Contract Management?

Wellicht het meest fascinerende maar ook uitdagende deel, is het managen van een contract op inhoud. En eigenlijk is het in haar kern eenvoudig. Je moet het even doorhebben maar dan gaat het managen van een contract een tweede natuur worden. Makkelijk, simpel, snel maar bovenal doeltreffend. Het verbetert het functioneren van jou, je team en je organisatie. Als je het goed doet hoef je niet meer op zoek naar de informatie maar komt de informatie naar jou.

Mochadocs - Contract Lifecycle Management - Ninja Heads V5

Wat ga je uit een contract managen? En door wie? Wie zijn de stakeholders?

Om beter te begrijpen hoe je een contract op inhoud zou kunnen managen is het handig om te weten hoe die inhoud dan tot stand komt. Wie is daarvoor verantwoordelijk? Dat is een proces en start voordat een contract is getekend. En in dat proces komen de belanghebbenden naar voren, de stakeholders. Laten we dan beginnen bij de vraag wat een stakeholder is.

Er zijn verschillende manieren om het begrip stakeholder(s) te definiëren en we hebben ons beperkt tot een paar. Het geeft een meer dan goed beeld:
- Diverse doelgroepen die vanuit een specifiek belang bij de onderneming betrokken zijn zoals medewerkers, ondernemingsraad, aandeelhouders, financierders en klanten.
- Ieder individu of groep van individuen die de onderneming kan beïnvloeden of door de onderneming beïnvloed kan worden.
- Elke partij die noodzakelijk is voor het overleven en het succes van een onderneming.
- Een belanghouder.
- Stakeholders zijn personen of groepen die invloed hebben op een project, afdeling of organisatie en/of worden er door beïnvloed.

Mochadocs - Contract Management - Manage Ninja Head Left

De invloed van de stakeholder in Contract Management

De invloed die sommige stakeholders kunnen uitoefenen is voor ondernemingen belangrijk. Deze invloed kan zowel positief als negatief zijn op het verwezenlijken van het ondernemingsbelang. Hoewel niet elke stakeholder even belangrijk is binnen een contract, is het voor organisaties wel belangrijk om contractstakeholders actief te monitoren. Gewoon omdat het contract zelf wel belangrijk kan zijn.

Het betrekken van alle stakeholders vergroot de kans op succes. Daarnaast bepaalt de betrokkenheid van de stakeholders ook de uitvoerbaarheid en het succes van een contract.

Mochadocs - Contract Management - Manage Ninja Head with Mindmap Bulbs V1

Voor ondernemingen zijn bekende stakeholders bijvoorbeeld aandeelhouders, werknemers, managers, directie, OR, leveranciers, banken, overheid en klanten. Je ziet dus dat de leverancier een stakeholder is maar ook werknemers en aandeelhouders. Ze vallen allen onder dezelfde indeling (stakeholders). Door deze vereenvoudiging van de kijk op de contract stakeholder wordt het managen van die contracten een stuk eenvoudiger. Contract Management is dus eenvoudiger dan je in eerste instantie zou denken.

Je onderzoekt per contract wie de stakeholders zijn. Dan onderzoek je of deze een actieve rol moeten spelen in de uitvoering ervan. Vervolgens zorg je er voor dat de juiste stakeholder een rol gaat spelen op het juiste moment bij het juiste onderdeel van het contract. Daar heb je de ondersteuning van Contract Management Software voor nodig (als je meer over Mochadocs wilt weten, vraag dan een demo aan). De juiste stakeholder krijgt dan automatisch uit de software de juiste informatie, op het juiste moment zodat de stakeholder de juiste beslissing of handeling kan verrichten. Niet een organogram of een matrixorganisatie bepaalt, maar simpelweg de contracteigenaar en het contract. En die contracteigenaar? Dat is per definitie ook een stakeholder.