Contractnotificaties bij Contract Management, wat houdt dat in?

Wat zijn contractnotificaties?

Contracten hebben vaak een einddatum. Na deze einddatum wordt het contract automatisch beëindigd, stilzwijgend verlengd of vereist manuele verlenging. Om hierop te kunnen acteren moet je een melding of notificatie krijgen dat het contract bijna afloopt. Daarnaast kunnen in het contract nog vele soorten activiteiten staan waar iemand wat mee moet doen.

Activiteiten uit contracten waar iemand (stakeholder) wat mee moet doen zijn bijvoorbeeld: Opvragen borg, uitvoeren evaluatie, doorsturen rapportage, controle leveringsvoorwaarden, enzo. Taken uit contracten verschillen per bedrijf, contractsoort en contract. Zorg voor een Contract Management Systeem met een
Contracthiërarchie, zo kan je verschillende eigenaren toekennen in een contract waarbij ieder verantwoording en bevoegdheid heeft over zijn eigen onderwerp.

Hoe zorg je ervoor dat de juiste persoon op het juiste moment de informatie ontvangt uit je contracten om contract gerelateerde taken uit te voeren?

Het is belangrijk dat je een Contract Management Systeem hebt met een geautomatiseerde Contracthiërarchie. Hierdoor stel je bij het maken van je contractsoort templates in welke stakeholder eigenaarschap heeft over specifieke onderwerpen uit contracten. Daarnaast kan je per contract onderwerpen en taken aanmaken en daar een eigenaar aan koppelen. Het systeem zorgt ervoor dat deze stakeholder op het juiste moment de juiste informatie ontvangt om een taak uit te kunnen voeren.

Escalatie-proces bij contractactiviteiten, wat is dat precies?

Wanneer er niets gedaan wordt met de notificatie, dan treedt automatisch een voorgedefinieerd escalatie proces in werking. Hierdoor krijgt de eigenaar van het contract een melding dat een taak uit het contract nog niet gereed is en de einddatum van deze taak nadert. Hierdoor stelt het systeem de Contracteigenaar in staat om actie te ondernemen om te taak alsnog op tijd uit te voeren.

Mochadocs - App - Contract - Add contract

Hoe kan Mochadocs Contract Management Software jou helpen om grip te krijgen op contractactiviteiten?

Plan een demo in waarbij onze Contract Management Specialisten laten zien hoe Mochadocs jou uitdagingen op een simpele manier oplost. Naast de gratis demo kan je ook een gratis account aanmaken en zelf alvast beginnen.