Contracten inscannen hoe doe je dat?

Leestijd: 15 minuten

Gratis te downloaden

Introductie

Je wilt even die ene bepaling van het contract nalezen. Maar waar ligt ie eigenlijk? Om die reden is het slim om je contracten digitaal op te slaan in een beveiligde cloudomgeving. Daarvoor zal je al je papieren contracten in moeten scannen. Na het lezen van dit eBook weet je hoe je dat aanpakt.

Waarom je papieren contracten inscannen?

Verschillende mensen op verschillende locaties willen dus op verschillende momenten inzicht in verschillende contracten of bijlagen. Door voor elke persoon de juiste gegevens in een beveiligde cloudoplossing beschikbaar te stellen, kun je contracten & bijlagen altijd terugvinden.

Contract Lifecycle Management eBook: Contracten inscannen hoe doe je dat?

Contracten Opslag Meerdere locaties Stakeholder Cloud Digitale Contracten Contracteigenaar Bewaartermijn Contract Data Management Zoeken Bijlagen Contractenregister OCR Fysieke contract Bewaarplicht Contract Lifecycle Management

Wat heb je nodig om je papieren contracten te scannen?

Aan welke eisen moet een externe partij voldoen?

Leestijd: 15 minuten

Inhoud eBook

Waar gaat dit eBook over

Wat heb je nodig om je papieren contracten te scannen?

In principe kan elke organisatie contracten digitaliseren. Je hebt daar vier dingen voor nodig:

1. De fysieke contracten en bijlagen

2. Een scanner (bij voorkeur document scanner)

3. Tekstherkenningssoftware (OCR)

4. Software om de bestanden te comprimeren

Aan welke eisen moet een externe partij voldoen?

Papieren contracten kunnen gevoelige informatie bevatten. Vragen die je aan de externe partij kunt stellen voor het inscannen:

1. Hoe lang duurt het voordat ik mijn documenten weer terugkrijg?

2. In welk formaat worden de ingescande contracten aangeleverd?

3. Wat kost het scannen, OCR toepassen en comprimeren van X pagina’s?

4. Hoe voorzie je in digitale en fysieke beveiliging van mijn informatie?

5. Hoe screen je medewerkers op het omgaan met gevoelige informatie?

6. Heb je referenties van bijvoorbeeld banken, gemeentes of - verzekeraars?

Beveiligde cloudoplossing

Door ingescande contracten in een beveiligde cloudoplossing te plaatsen, kan de juiste persoon op het juiste moment de juiste informatie inzien. Papieren contracten kunnen dan veilig in de kluis blijven.

Benodigdheden

Je hebt in ieder geval papieren contracten, een document scanner, en OCR-software met comprimeerfunctionaliteit nodig.

Gemiddeld 5 minuten

Per contract ben je gemiddeld 5 minuten bezig met inscannen.