Verzamel alle contracten uit alle onderdelen uit je organisatie. Denk hierbij aan archiefkasten, mappen op servers, laden van bureaus. Ook kan het zijn dat contracten over verschillende vestigingen zijn verspreid.
Scan alle documenten en contracten in met OCR technieken (optical charachter recognition). Het later kunnen doorzoeken van de inhoud van je documenten en contracten gaat je helpen makkelijk informatie te halen uit alle documenten (het bespaart tijd, geld en voorkomt frustratie).
Zorg ervoor dat alle contracten en bijlagen in één map komen te staan.