Arbeidsmengden vår ble redusert medsytti prosent

Lesetid: 10 minutter

Gratis å laste ned

Sammendrag

Hver time hver dag fremmer Utenriksdepartementet det nederlandske kongerikets interesser i utlandet. Departementet koordinerer og utfører nederlandsk utenrikspolitikk ved hovedkvarteret i Haag og gjennom sine oppdrag i utlandet. Det er likeledes kanalen som den nederlandske regjeringen kommuniserer med utenlandske regjeringer og internasjonale organisasjoner.

Utfordring

Utenriksdepartementet sentraliserer den operative ledelsen av alle nederlandske ambassader ved å etablere regionale støttekontorer (RSO). Et eksempel er leie av ambassadepersonell i Jakarta som betales av RSO i Kuala Lumpur. En kopi av disse avtalene må sendes per post. Det er ofte ikke engang klart om betalinger blir utført. Kommunikasjon mellom ambassader krever mye tid. Hvordan kan RSO sikre at de betaler regninger i tide, og i mellomtiden varsle den ansvarlige?

Ministerie van Buitenlandse Zaken 224 x 100

Anleggskooperativet

Det regionale støttekontoret og de nederlandske ambassadene får hjelp av en cloudsolution for å få en raskere forståelse av betalingene deres. Den tar segav mye frem og tilbake ringing, og etter hvert også in personalutgifter.

Styre Kontrakt Case Study: Arbeidsmengden vår ble redusert medsytti prosent

Lesetid: 10 minutter

Case Study av innhold

Hva handler Case Study om

Utfordring

Utenriksdepartementet sentraliserer den operative ledelsen av alle nederlandske ambassader ved å etablere regionale støttekontorer (RSO). Et eksempel er leie av ambassadepersonell i Jakarta som betales av RSO i Kuala Lumpur. En kopi av disse avtalene må sendes per post. Det er ofte ikke engang klart om betalinger blir utført. Kommunikasjon mellom ambassader krever mye tid. Hvordan kan RSO sikre at de betaler regninger i tide, og i mellomtiden varsle den ansvarlige?

Spar tid med effektiv kontraktsadministrasjon

Økonomiavdelingen til RSO er glad for den nye metoden: «De får en melding fra Mochadocs: Betal dette beløpet på fire dager til utleier W, med kontonummer X, til adresse Y, for ansatt Z.» «De er glade for at alt er klart,»

Tenker på et godt system

«Jeg har tenkt i tre lange uker på hvordan jeg skal organisere det.» forklarer Looise, «det er viktig at alle legger inn samme informasjon på samme måte. Ellers er det vanskelig å finne igjen.» Et annet aspekt er forskjellen i samfunn: «Vi hadde kinesiske og malaysiske menn og kvinner som nettopp hadde fullført skolen. De er vant til struktur. Så systemet må settes på plass logisk. Dette er trinn 1 til 5, og dette er hvordan du importerer en kontrakt. Dette er trinn A til D, og det er slik du vet hvor stor betalingen er.»

5 krever en enkel betaling

«Vi måtte betale regningene fra Afghanistan til New Zealand,» sier Linda Looise, på den tiden kontorsjef ved RSO. Sentraliseringen har spart Utenriksdepartementet for en stor sum penger, men det gir også ytterligere problemer. Ambassaden i Seoul, for eksempel, sender en leiekontrakt for en delegasjon. Looise : «denne spesielle kontrakten sa: betal garantien nå fordi du får nøkkelen i morgen.»

«Ett kontraktsstyringssystem over hele verden»

99%

Reduksjon i telefontrafikk hver måned

3 årsverk

I stedet for 8 FTE har alle AsiaPAC-ambassader innsikt

7000%

ROI
(avkastning på investeringen)