Ik vergelijk het maar even met Apple.

Leestijd: 8 minuten

Gratis te downloaden

Mochadocs - Contract Management - Case Study - VNO-NCW - Mock-Up

Samenvatting

Hoe zorg je ervoor dat alle betrokkenen binnen een grote werkgeversorganisatie op tijd kunnen beschikken over de juiste contractinformatie?

VNO-NCW krijgt met behulp van nieuwe software beter grip op haar contracten, terwijl het secretariaat er minder tijd aan kwijt is.

Uitdaging

De secretaresse kijkt elke maand in een Excel spreadsheet of er nog contracten moeten worden verlengd. Ze vervult als organisatiesecretaresse bij VNONCW en directiesecretaresse bij MKB-Nederland een spilfunctie in het bijhouden van onder andere huurcontracten, verzekeringen en convenanten. Ze bespreekt de contracten in een werkoverleg met direct leidinggevende en stelt vervolgens de verantwoordelijke teammanager of afdelingshoofd op de hoogte. Ook tussendoor krijgt ze veel vragen over contracten.

VNO NCW

VNO-NCW behartigt de gemeenschappelijke belangen van het Nederlandse bedrijfsleven op nationaal en internationaal niveau. De aangesloten bedrijven en organisaties vertegenwoordigen 90 procent van de werkgelegenheid in de Nederlandse marktsector. VNO-NCW werkt nauw samen met MKB-Nederland, de brancheorganisatie voor het midden- en kleinbedrijf.

Contract Management Case Study: Ik vergelijk het maar even met Apple.

Notificatie Opslag ROI Meerdere locaties Algemeen manager Financieel manager Excel Contract Management

Mochadocs - Contract Management - Case Study - VNO-NCW - Page 2

Mochadocs - Contract Management - Case Study - VNO-NCW - Page 4

Leestijd: 8 minuten

Inhoud Case Study

Waar gaat de Case Study over

De uitdaging

De directie secretaresse kijkt elke maand in een Excel spreadsheet of er nog contracten moeten worden verlengd. Ze vervult als organisatiesecretaresse bij VNO-NCW en directiesecretaresse bij MKB-Nederland een spilfunctie in het bijhouden van onder andere huurcontracten, verzekeringen en convenanten.

Grip op alle contracten

Met Mochadocs krijgen de betrokkenen, zonder tussenkomst van het secretariaat, direct bericht wanneer ze in actie moeten komen. De financiële administratie meldt huurverhogingen aan onderhuurders, de ICT afdeling beoordeelt of een aflopend telecomcontract verlengd moet worden. Soms krijgt de directie secretaresse nog een vraag. Bijvoorbeeld over een convenant. Die informatie kan ze direct in Mochadocs terugvinden. Ze hoeft niet meer in een archiefkast te duiken.

Contracten managen in Excel

"Sommige contracten bleven onzichtbaar” blikt de directie secretaresse daar nu op terug. Ze is via het Excelsheet als enige direct betrokken bij het grip houden op einddata. Mede daardoor geeft niet iedereen binnen de organisatie contractinformatie op tijd door. “Het belang van deze informatie wordt niet door iedereen gedragen”

Gebruikersvriendelijkheid bespaart tijd

Ik vergelijk Mochadocs maar even met Apple. Je hoeft er niet voor gestudeerd te hebben.” Ze vindt de software logischer opgebouwd dan bijvoorbeeld een tool voor de salarisadministratie. Haar maandelijkse Excel-zoektocht is overbodig geworden."

Het rendement voor VNO-NCW mag er zijn.

3 uur

Vergaderbesparing per contract

0 minuten

Training nodig iedereen werkt er goed mee

80%

Administratieve tijdsbesparing