Skip to content

Je gaat tijdens het nadenken al alles invoeren

Leestijd: 10 minuten

Gratis te downloaden

 

Download Case Study RSO Asia

 

Mochadocs - Contract Management - Case Study - RSO Asia - Mock-Up

Samenvatting

Met behulp van een cloudoplossing krijgen het Regional Support Office en de Nederlandse ambassades in Azië sneller inzicht in betalingen. Dat scheelt een hoop heen en weer gebel, en uiteindelijk ook in personeelskosten.

 

Uitdaging

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken centraliseert de bedrijfsvoering van Nederlandse ambassades door de oprichting van Regional Support Offices (RSO’s). Dat betekent bijvoorbeeld dat huurcontracten voor het ambassadepersoneel in Jakarta worden betaald vanuit het RSO in Kuala Lumpur. Die contracten moeten eerst per post worden opgestuurd. Vaak is het vervolgens niet duidelijk of kosten al betaald zijn. De onderlinge communicatie kost erg veel tijd. Hoe kan het RSO ervoor zorgen dat alle rekeningen op tijd worden voldaan en de verantwoordelijke personen daar inzicht in hebben?
Logo Ministerie van Buitenlandse Zaken - RSO Asia 224 x 100

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is ieder uur van de dag ergens in de wereld actief. Zo is het ministerie er voor Nederlanders voor korte of langere tijd naar het buitenland gaat. Ook behartigt BZ de internationale betrekkingen, vanuit Den Haag en via een netwerk van ruim 150 posten over de hele wereld. 

Contract Management Case Study: Je gaat tijdens het nadenken al alles invoeren

Mochadocs - Contract Management - Case Study - RSO Asia - Page 2
Mochadocs - Contract Management - Case Study - RSO Asia - Page 7
Leestijd: 10 minuten

Inhoud Case Study

Waar gaat de Case Study over

De uitdaging
Mochadocs - Contract Management - Case Study - RSO Asia - Page 2

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken centraliseert de bedrijfsvoering van Nederlandse ambassades door de oprichting van Regional Support Offices (RSO’s). Dat betekent bijvoorbeeld dat huurcontracten voor het ambassadepersoneel in Jakarta worden betaald vanuit het RSO in Kuala Lumpur. Die contracten moeten eerst per post worden opgestuurd. Vaak is het vervolgens niet duidelijk of kosten al betaald zijn. De onderlinge communicatie kost erg veel tijd. Hoe kan het RSO ervoor zorgen dat alle rekeningen op tijd worden voldaan en de verantwoordelijke personen daar inzicht in hebben?

Tijd besparen door effectief contract management
Mochadocs - Contract Management - Case Study - RSO Asia - Page 7

"Ze krijgen van Mochadocs een melding: Betaal over vier dagen dit bedrag aan huurbaas W, met IBAN nummer X, voor adres Y, voor uitgezonden medewerker Z.” Ook de ambassades hebben meer inzicht in de betalingen. “Ze vinden het fijn dat het duidelijk is,”

Download Case Study RSO Asia

Een goed systeem bedenken

“Ik heb drie weken lang nagedacht hoe ik het ging indelen,” vertelt Looise, “het is belangrijk dat iedereen informatie op dezelfde manier invoert. Anders is het lastig terug te vinden.” Een ander aspect is volgens haar cultureel van aard: “We hadden Chinese en Maleise jongens en meisjes die net uit de schoolbanken kwamen. Dan moet het systeem logisch zijn opgezet."

5 telefoontjes voor een simpele betaling

"We moesten de rekeningen betalen van Afghanistan tot Nieuw Zeeland” vertelt Linda Looise, destijds Office Manager bij het RSO. De centralisering bespaart het Ministerie van Buitenlandse zaken veel geld, maar het brengt ook nieuwe problemen met zich mee. De Ambassade in Seoul stuurt bijvoorbeeld een huurcontract op voor een uitgezonden medewerker. Looise: “en daarin stond dan: betaal nu de borg, want u krijgt morgen de sleutel.”

Wereldwijd inzicht in contracten, besparing op personeelskosten.

Mochadocs contract management 99% reductie in telefoonverkeer per maand

99%

Reductie in telefoonverkeer per maand 

Mochadocs contract management 3 FTE

3 FTE

In plaats van 8 FTE Alle APC Ambassades hebben inzicht

Mochadocs contract management 7000% Return on investment

7000%

ROI (Return on Investment)