Hoe pas je de metadata van je contract aan?
LET OP: AANPASSINGEN IN DIT SCHERM HEBBEN INVLOED OP BESTAANDE TAKEN EN ZULLEN NIEUWE TAKEN AANMAKEN!
-
Belangrijk om te weten is dat je de startdatum, einddatum, looptijd of opzegtermijn alleen maar wijzigt als deze foutief zijn ingevoerd. Je hoeft deze data niet te wijzigen bij een verlenging of stopzetting van een contract. Daar gebruik je andere opties voor! Is de metadata foutief ingevoerd, dan kun je dit stappen plan gebruiken om de metadata opnieuw in te voeren.
Overzichtscherm Metadata aanpassen
Stap 1 - Ga naar het contract
Stap 2 - Selecteer en klik het onderstaande icoontje rechts boven bij het contract
Met die handeling start je het proces om de meta dara van het contract te wijzigen.
Stap 3 - Overzicht effect aanpassingen verschillende onderdelen
Contractsoort
Indien je de contractsoort van het contract gaat wijzigen zullen alle instellingen van die nieuwe contractsoort worden overgenomen in het contract. Dus stel dat je een Facility Management Agreement contractsoort kon kiezen en die verandert in een Rental Agreement, dan kunnen die verschillende contractsoorten in de configuratie van Mochadocs heel anders opgebouwd zijn. Hieronder zie je zo'n voorbeeld uitwerking van beide contractsoorten.
In de nieuwe contractsoort zitten veel meer onderwerpen en taken. Alle onderdelen in de (nieuw) geselecteerde contractsoort worden door de wijziging van de Metadata opnieuw in het contract gezet. De oude onderdelen worden op "Archief" gezet. Daarmee is de basis gelegd om snel en doelstreffend de juiste taken opnieuw in te plannen op basis van de juiste metadata. Je gaat dus op het juiste moment de juiste taak uitsturen naar de juiste persoon.
Begindatum
Het alleen wijzigen van de begindatum zal over het algemeen impact hebben ook op de einddatum. Vaak zal deze automatisch ook worden aangepast. De onderdelen die in de contractsoort staan zullen op basis van deze nieuwe metada data opnieuw worden aangemaakt en ingepland.
Looptijd
Het alleen wijzigen van de looptijd zal impact hebben ook op de einddatum. Deze wordt automatisch aangepast. De onderdelen die in de contractsoort staan zullen op basis van deze nieuwe metada data opnieuw worden aangemaakt en ingepland.
Einddatum
Het alleen wijzigen van de einddatum zal over het algemeen impact hebben ook op de einddatum opzegtermijn, zeker als de opzegtermijn gelijk blijft. De onderdelen die in de contractsoort staan zullen op basis van deze nieuwe metada data opnieuw worden aangemaakt en ingepland.
Geen einddatum
Het alleen wijzigen van de einddatum naar een contract voor onbepaalde tijd zal impact hebben op activiteiten die verbonden zijn aan die einddatum of de einddatum opzegtermijn. Je krijgt in je scherm een keurig overzicht van de taken die gekoppeld zijn aan de einddatum. Je kunt deze wel laten inplannen door een fictieve einddatum van het contract per taak in te voeren.
Opzegtermijn
Het alleen wijzigen van de opzegtermijn zal impact hebben op de einddatums van taken die een relatie vormen met de opzegtermijn. Alle taken die in de contractsoort staan zullen op basis van deze nieuwe metada data opnieuw worden aangemaakt en ingepland.
Verlenging
Gebruik deze optie alleen indien er een foutieve verlengtermijn is ingevoerd. Het verlengen van het contract doe je zeker niet hier. Het wijzigen van de verlenging kan ook gedaan worden door de daadwerkelijke verlenging weer te geven in het contract. De onderdelen die in de contractsoort staan zullen op basis van deze nieuwe verlengtermijn(en) opnieuw worden aangemaakt en ingepland.
Maximale verlenging
Het alleen wijzigen van de maximale verlengingsperiode zal geen impact op de andere onderelen. Desondanks zullen op basis van deze nieuwe metadata allen onderdelen die in de contractsoort staan opnieuw worden aangemaakt en ingepland.
Note
Alle aanpassingen zijn terug te vinden in de audit trail.
