Welke eigenschappen heeft een gearchiveerde taak
Een gearchiveerde taak speelt geen rol meer binnen het managen van een contract.
- Er wordt geen notificatie meer gestuurd (ook niet op de notificatie datum)
- Er wordt op basis van de gearchiveerde taak geen nieuwe taak meer ingepland
- De taak kan niet meerr worden geëscaleerd
- De taak verschijnt niet meer in dashboards
Optie 1 - Het verwijderen van de gearchiveerde taak
Wel doen of niet doen
Wanneer een taak na een metadata-reset is gearchiveerd, blijft deze in principe bewaard als onderdeel van de historie van het contract. De gearchiveerde taak laat zien welke acties eerder hebben bestaan en ondersteunt daarmee de traceerbaarheid van wijzigingen binnen het contractproces. Het verwijderen van zo’n taak is daarom meestal niet nodig en kan gevolgen hebben voor het auditspoor en de volledigheid van de contractgeschiedenis. Alleen wanneer er sprake is van een duidelijke foutieve aanmaak of opschoning volgens interne richtlijnen, kan overwogen worden om een gearchiveerde taak te verwijderen. In dat geval is het belangrijk dat duidelijk blijft waarom de taak is verwijderd, zodat de context van eerdere processtappen niet verloren gaat.
Optie 2 - Het aanpassen van de gearchiveerde taak
Wel doen of niet doen
Een gearchiveerde taak kan niet direct worden aangepast. Zodra een taak de status gearchiveerd heeft, is deze vergrendeld om te voorkomen dat historische informatie achteraf wordt gewijzigd. Wel kun je de gearchiveerde taak deleten, indien je daar geautoriseerd voor bent. Wil je toch een aanpassing doen, dan moet eerst de status van de taak worden gewijzigd naar een actieve status. Dat doe je door op de taak te klikken en de status daarna in de taak aan te passen (naar bijvoorbeeld todo, in progess, cancellen, completed) . Pas daarna kunnen wijzigingen worden doorgevoerd. Dit waarborgt dat aanpassingen bewust plaatsvinden en niet ongemerkt de vastgelegde historie beïnvloeden. Het is daarbij belangrijk om te beoordelen of aanpassen echt nodig is, omdat gearchiveerde taken juist bedoeld zijn om de situatie van vóór de metadata-reset correct te blijven weergeven.
Een gearchiveerde taak kan niet worden bewerkt. Volg de stappen hieronder om de bewerking te activeren.
Stap 1 - Open de taak
Stap 2 - Wijzig de taakstatus
Door de status te hebben gewijzigt, kun je de taak verder aanpassen.
