Skip to content

Ik zag dat de business het een fantastisch systeem vond

Leestijd: 10 minuten

Gratis te downloaden

 

Download Case Study Bouwfonds CIF Operator

 

Mochadocs - Contract Management - Case Study - Bouwfonds CIF Operator - Mock-Up

Samenvatting

Het Communicatie Infrastructuur Fonds (CIF) vervangt een matig werkend datasysteem en handmatige controlemechanismen door een slimme contractmanagement oplossing. Daardoor zijn legal en backoffice minder tijd kwijt aan opzoekwerk, terwijl business automatisch melding krijgt over belangrijke afspraken. Bovendien staat contractdata nu veiliger opgeslagen.

 

Uitdaging

Als beleggingsfonds heb je te maken met grote hoeveelheden documentatie. Legal counsel Annette Gremmen kan zo een tien minuten durende opsomming geven van aandeelhoudersbesluiten tot property managementcontracten. Hoe zorg je ervoor dat alle afspraken uit die documenten worden nageleefd?

CIF Operator 224 x 100

Bouwfonds CIF Operator

CIF is een toonaangevend beleggingsfonds in telecommunicatie-infrastructuren. Zij doen lange termijn investeringen in Europese telecommunicatieinfrastructuur, waaronder zendmasten, vaste kabelinfrastructuren, datacenters en aanverwante actavia. activa. Het fonds maakt onderdeel uit van Bouwfonds Investment Management, een dochterbedrijf van de Rabo Vastgoedgroep.

Contract Management Case Study: Ik zag dat de business het een fantastisch systeem vond

Mochadocs - Contract Management - Case Study - Bouwfonds CIF Operator - Page 2
Mochadocs - Contract Management - Case Study - Bouwfonds CIF Operator - Page 4
Leestijd: 10 minuten

Inhoud Case Study

Waar gaat de case study over

De uitdaging
Mochadocs - Contract Management - Case Study - Bouwfonds CIF Operator - Page 2

“Het beleid was om alles in te voeren in het datamanagementsysteem”, vertelt Gremmen, “maar ik kreeg niet de indruk dat dat gebeurde.” In plaats daarvan staan afspraken verspreid over Excelbestanden en Outlookfolders. Niet de veiligste optie omdat back-ups maar een paar dagen bewaard worden. Vragen over het terugvinden van overeenkomsten belanden bij de administratie en de jurist: “Best wel zonde. Ik heb een functie met een hoog salaris. Hiervoor worden mijn hersenen niet betaald.”

Handmatig werken zorgt voor risico’s
Mochadocs - Contract Management - Case Study - Bouwfonds CIF Operator - Page 4

Toch zijn de handmatige procedures verre van ideaal. “Als je goed het overzicht houdt, weet je wanneer bepaalde contracten aflopen. Daarmee kun je een strategisch voordeel krijgen.” Bijvoorbeeld: “Laat ik dit contract gewoon stilzwijgend verlengen, omdat ik in een minder goede onderhandelingspositie zit dan mijn tegenpartij.” Of: “Dit is juist het beste moment om te gaan onderhandelen, omdat ik hier zo honderd anderen voor kan vinden” 

Download Case Study Bouwfonds CIF Operator

Op zoek naar een specialist

Het Communicatie Infrastructuur Fonds besluit op zoek te gaan naar een contract management oplossing. Behalve Gremmen als belangrijkste jurist, zijn daar ook een projectmanager en een externe adviseur bij betrokken. “Een projectmanager is belangrijk om druk te blijven houden. Anders zie je toch dat de dagelijkse business voorgaat.”

Enthousiast over een werkend systeem

Na een lange zoektocht schaft het Communicatie Infrastructuur Fonds een contract management systeem aan. “Dat is toch flinke uitgave. Althans bij veel systemen, bij MochaDocs vinden wij dat wel meevallen.”

"Ik zag dat de business het een fantastisch systeem vond.”

“Het is heel intuïtief, gebruiksvriendelijk. Je kunt het inrichten naar je eigen manier van denken. Het hele juridische aspect, dat je normaal in contract management systemen ziet, verdwijnt in MochaDocs. En dat maakt het heel laagdrempelig voor de business om te gebruiken.”

Mochadocs contract management Intuïtief Gebruiksvriendelijk

Intuïtief

Gebruiksvriendelijk

Mochadocs contract management Veilig Data in een beveiligd systeem

Veilig

Data in een beveiligd systeem

Mochadocs contract management Laagdrempelig

Laagdrempelig

Inrichten naar je eigen manier van denken