Jeg sammenligner it med Apple

Lesetid: 8 minutter

Gratis å laste ned

Sammendrag

Hvordan sikrer du at alle involverte parter i en stor arbeidsgiverorganisasjon har tilgang til riktig kontraktsinformasjon i tide? VNO-NCW får bedre grep om sine kontrakter ved hjelp av ny programvare, samtidig som sekretariatet bruker mindre tid på det.

Utfordring

Francis van Rijnsbergen sjekker hver måned i et Excel-regneark om kontrakter fortsatt må forlenges. Som organisasjonssekretær i VNO-NCW og konsernsekretær i MKB-Nederland har hun en sentral rolle i å holde styr på blant annet leiekontrakter, forsikringer og covenants. Hun diskuterer kontraktene i et arbeidsmøte med direkte veileder og informerer deretter ansvarlig teamleder eller avdelingsleder. Hun får også mange spørsmål om kontrakter innimellom. Må denne leieavtalen fornyes? Når utløper den ene forsikringen? Hva ble vi enige om i den avtalen?

Om VNO-NCW

VNO-NCW representerer fellesinteressene til det nederlandske næringslivet på nasjonalt og internasjonalt nivå. De tilknyttede selskapene og organisasjonene representerer 90 prosent av sysselsettingen i den nederlandske markedssektoren. VNO-NCW samarbeider tett med MKB-Nederland, bransjeforeningen for små og mellomstore bedrifter.

Styre Kontrakt Case Study: Jeg sammenligner it med Apple

Styre Kontrakt Excel Melding ROI Oppbevaring Flere steder Daglig leder Finansdirektør

Lesetid: 8 minutter

Case Study av innhold

Hva handler Case Study om

Utfordring

Konsernsekretæren sjekker hver måned i et Excel-regneark om kontrakter fortsatt må forlenges. Som organisasjonssekretær i VNO-NCW og konsernsekretær i MKB-Nederland har hun en sentral rolle i å holde styr på blant annet leiekontrakter, forsikringer og covenants.

Grep på alle kontrakter

Med Mochadocs får de involverte umiddelbart beskjed når de må iverksette tiltak, uten innblanding fra sekretariatet. Økonomiadministrasjonen melder inn husleieøkninger til fremleietakere, IKT-avdelingen vurderer om en utløpende telekontrakt må forlenges. Noen ganger får Van Rijnsbergen et spørsmål. For eksempel om en pakt. Hun kan finne den informasjonen direkte i Mochadocs. Hun trenger ikke å grave i et arkivskap lenger

Administrer kontrakter i Excel

«Noen kontrakter forble usynlige», ser nå eksekutivsekretæren tilbake på dette. Hun er den eneste som er direkte involvert i å holde grep om sluttdatoer via Excel-arket. Delvis på grunn av dette er det ikke alle i organisasjonen som gir kontraktsinformasjon i tide.

«Betydningen av denne informasjonen bæres ikke av alle»

Brukervennlighet sparer tid

«Jeg skal bare sammenligne Mochadocs med Apple. Du trenger ikke ha studert for det.» Hun mener programvaren er bygget opp mer logisk enn for eksempel et lønnsadministrasjonsverktøy. Hennes månedlige Excel-søk har blitt overflødig.

Avkastningen for VNO-NCW er imponerende.

3 timer

Møtebesparelser per contract

0 minutter

Trening nødvendig Alle fungerer bra med det

80%

Administrativ tidsbesparelse