Fremfor alt, ikke overkompliser det

Lesetid: 8 minutter

Gratis å laste ned

Sammendrag

Desentraliseringen av ungdomsloven og sosialstøtteloven har gitt lokale myndigheter mange ekstra omsorgsoppgaver. For å holde styr på alle kontraktene med omsorgsleverandører, investerer fem samarbeidskommuner i Drenthe i en programvareløsning for kontraktshåndtering. Etter hvert oppdaget de at det er best å bruke systemet til det tiltenkte formålet.

Utfordring

På svært kort tid skal et stort antall kontrakter legges inn i én sentral database. I tillegg ønsker indikatorer å finne en passende omsorgsleverandør for hvert klientspørsmål på en enkel måte. Det er et samarbeid mellom ulike kommuner. Så hvem får se hvilke data?

Gemeente Assen

Kommunene Aa og Hunze, Assen, Midden-Drenthe, Noordenveld og Tynaarlo går sammen og skal i fellesskap kjøpe omsorg for ungdomsloven og Wmo fra og med 2017. Totalt har drentske kommunene nesten 200.000 innbyggere

Styre Kontrakt Case Study: Fremfor alt, ikke overkompliser det

Case Study Styre Kontrakt Gjennomføring Oppbevaring KPI Desentralisering Helsevesen ERP-system Kommuner Vedlegg

Lesetid: 8 minutter

Case Study av innhold

Hva handler Case Study om

Utfordring

På svært kort tid skal et stort antall kontrakter legges inn i én sentral database. I tillegg ønsker indikatorer å finne en passende omsorgsleverandør for hvert klientspørsmål på en enkel måte. Det er et samarbeid mellom ulike kommuner. Så hvem får se hvilke data?

Viktigheten av å ha et system der du kan finne alle dine kontrakter og avtaler

Som kontraktsleder er Ellen Grootjans ytterst ansvarlig for 1500 kontrakter som

Drenthe-kommunene har inngått med omsorgsleverandører. I dette jobber hun sammen med 5 kontraktsansvarlige. De opprettholder kontakt med omsorgspersonene. Heine Brons fra Assen kommune er en av de oppdragslederne og var også med på dette intervjuet.

Hvordan ville du gjort det uten et system?

Ifølge kontraktsleder Brons blir dette vanskelig: «Etter seks måneder husker jeg virkelig ikke hva jeg avtalte med en eller annen person.» Grootjans legger til: «Det er også et problem når noen er syke. Viktigheten av et system for lagring av kontrakter, vedlegg, finansiell informasjon og notater er tydelig for de involverte.»

Henting av kontrakter i en stor bedrift

De samarbeidende kommunene bestemmer seg for å se etter en dedikert programvareløsning for kontraktshåndtering. Søket starter via Google. Det er ikke lenge til skyløsningen Mochadocs dukker opp. Denne parten tilbyr ikke bare en programvareløsning, men kan også sette alle eksisterende kontrakter i systemet på kort varsel. Det var Drenthe-kommunene opptatt av: «Vi syntes også prisen var interessant. Så vi gikk videre med Mochadocs.»

Et stort antall kontrakter skal legges inn i én sentral database på svært kort tid.

1500 kontrakter

Innen to uker i gang

150 indikatortellere

Ha et grep gjennom sentralsyn

45 byggeklosser i kontraktene

Alle kontraktene er forskjellige