Todo comienza con la ley. Toda empresa/organización está legalmente obligada a conservar su administración durante 7 años (obligación de retención fiscal). Todos los datos sobre tu empresa u organización que registras en papel o en formato digital forman parte de la administración. Esto también se aplica a contratos, acuerdos y otros arreglos. En principio, el gobierno (autoridades fiscales) desea que esta información se almacene de forma digital.

Afortunadamente, en la era de internet, esa pregunta ya no es tan difícil de responder:

Mientras tus contratos físicos se almacenan de forma segura en un punto de almacenamiento central (o en algunos pocos), puedes hacer que la información relevante del contrato esté disponible en todo el mundo a través de una solución en la nube segura. Una ventaja adicional es que puedes autorizar la información a nivel de tema o incluso de tarea: el empleado de compras solo verá la información que le sea relevante.