Implementar el Contract Management en SIETE PASOS

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Introducción

Implementar tus contratos es pan comido pero también requiere tiempo. La elección de gestionar los contratos existentes junto con los nuevos contratos te implica seguir una serie de pasos. Nosotros te acompañamos en cada paso del camino.

Escanear contratos

Por supuesto, es importante almacenar tus contratos de forma digital. Y mientras estás ocupado escaneando, ¿por qué no hacerlo de inmediato con contenido totalmente digital y searchable?

Contract Management eBook: Implementar el Contract Management en SIETE PASOS

Autorizaciones Periodo de retención Anexos Configuración Contract Management Propietario del contrato Contratos Tipos de contratos Documentos Entidades Proceso de escalación Administración financiera Implementación Permisos de lectura Múltiples ubicaciones Notificación OCR Almacenamiento Plazo de preaviso Rendimiento Prórroga automática

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eBook de contenido

De qué trata este eBook

Configuración de Mochadocs

Durante el Kick-Off te mostramos cómo configurar Mochadocs. Ahora es importante que configures completamente el software antes de comenzar a ingresar contratos. Hemos preparado una lista de verificación para ti.

Ingreso de datos del contrato

Ahora que sabes qué quieres gestionar para cada tipo de contrato, es hora de ingresar los contratos en Mochadocs.

Al ingresar un contrato, hay dos partes que siempre juegan un papel importante en el futuro:

¿Cuál es la fecha de finalización del contrato?

¿Dónde puedes encontrar el contrato físico?

Las secciones mencionadas se aplican a cualquier contrato. Dependiendo del tipo de contrato, también puedes establecer más tareas.

Escalada

Al asignar la propiedad a un contrato (o una parte de él), también determinas la escalación de las tareas que están vinculadas a ese contrato o parte de él. Puedes asignar propiedad a las siguientes partes de un contrato: Contrato - Tema - Tarea - Datos financieros - Documento - Planificador de tareas

Autorización

Al asignar la propiedad a una parte de un contrato, también determinas la autorización de esa parte. El propietario de una parte del contrato puede realizar ajustes en esa parte del contrato.

Todos tus contratos juntos

Una fuente valiosa es la administración financiera. No encontrarás tus contratos allí, pero sí las consecuencias. Las obligaciones financieras suelen estar vinculadas a acuerdos por escrito. Al revisar tus finanzas, podrás identificar las obligaciones de pago y solicitar los contratos correspondientes a tus clientes y/o proveedores.