Comece pela lei. Toda empresa/organização é legalmente obrigada a manter sua administração por 7 anos (obrigação de retenção fiscal). Todos os dados sobre sua empresa ou organização que você registra em papel ou em formato digital fazem parte da administração. Isso também se aplica a contratos, acordos e outros acordos. Em princípio, o governo (fiscal) deseja que essas informações sejam armazenadas digitalmente.

Felizmente, na era da internet, essa pergunta não é mais tão difícil de responder:

Enquanto seus contratos físicos são armazenados com segurança em um (ou alguns) ponto de armazenamento central, você pode disponibilizar as informações relevantes do contrato em todo o mundo por meio de uma solução de nuvem segura. Uma vantagem adicional é que você pode autorizar informações em nível de assunto ou mesmo de tarefa: o funcionário de compras verá apenas aquela informação que é relevante para ele.