Det starter med loven. Ethvert selskab/organisation er juridisk forpligtet til at opbevare sin administration i 7 år (fiskal opbevaringsforpligtelse). Alle data om dit selskab eller organisation, som du registrerer på papir eller i digital form, er en del af administrationen. Dette gælder også for kontrakter, aftaler og andre arrangementer. I princippet ønsker myndighederne (skattemyndighederne), at disse oplysninger opbevares digitalt.

heldigvis er svaret på det spørgsmål ikke længere så svært at finde:

Mens dine fysiske kontrakter opbevares sikkert på ét (eller et par få) centralt opbevaringssted, kan du gøre den relevante kontraktinformation tilgængelig globalt via en sikker cloud-løsning. En yderligere fordel er, at du kan give autorisation til information på emne- eller endda opgaveniveau: den indkøbsansvarlige vil kun se den information, der er relevant for ham eller hende.