Wo ist mein Vertrag?

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Wo befindet sich eigentlich dieser Vertrag?

In einem Aktenschrank, in einer Box, in diesem verschlossenen Schrank, im Safe, im Archiv, auf dem Server, in einem Ordner, in einem Schrank, auf der Festplatte, in den Ordnern in der Verwaltung, in der Zentrale, in der Niederlassung in der Region, bei der Geschäftsführung, auf Ihrem Schreibtisch usw. usw. Wenn Sie die Frage stellen, ist es oft schon zu spät. Dieses eBook behandelt die grundlegenden Aspekte des Vertragsmanagements: den Standort Ihres Vertrags.

Wie finden Sie immer Vertragsinformationen?

Während Ihre physischen Verträge sicher an einem (oder wenigen) zentralen Speicherort aufbewahrt werden, können Sie die relevanten Vertragsinformationen weltweit über eine sichere Cloud-Lösung zugänglich machen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie Informationen auf Fach- oder sogar Aufgabenebene autorisieren können: Der Einkaufsmitarbeiter sieht nur die Informationen, die für ihn oder sie relevant sind.

Contract Management eBook: Wo ist mein Vertrag?

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Inhalts-eBook

Worum geht es in diesem eBook?

Warum ist der StandortIhres Vertrags wichtig?

Es beginnt mit dem Gesetz. Jedes Unternehmen/ jede Organisation ist gesetzlich verpflichtet, seine Verwaltung für 7 Jahre aufzubewahren (fiskalische Aufbewahrungspflicht). Alle Daten über Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, die Sie auf Papier oder in digitaler Form aufzeichnen, gehören zur Verwaltung. Dies gilt auch für Verträge, Vereinbarungen und andere Regelungen. Grundsätzlich möchte die Regierung (Steuerbehörden), dass diese Informationen digital gespeichert werden.

Wie können Sie immer auf vertragliche Informationen zugreifen?

Glücklicherweise ist diese Frage im Zeitalter des Internets nicht mehr so schwierig zu beantworten:

Während Ihre physischen Verträge sicher an einem zentralen Aufbewahrungsort oder an einigen wenigen Aufbewahrungsorten aufbewahrt werden, können Sie die relevanten Vertragsinformationen weltweit über eine sichere Cloud-Lösung zugänglich machen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Informationen auf der Ebene von Themen oder sogar Aufgaben autorisieren können: Der Einkaufsmitarbeiter sieht nur diejenige Information, die für ihn oder sie relevant ist.

Mochadocs - Contract Management - Documents in Box

Verpflichtung zur Verwaltung

Der Speicherort von Verträgen und Anhängen ist wichtig, um der rechtlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen nachzukommen.n order to comply with the legal obligation to keep records.

Mochadocs - Contract Management - Centralisation

Zentraler Standort

Es ist sinnvoll, für Ihre Verwaltung von einem zentralen Speicherort aus zu starten. In Organisationen mit mehreren Standorten stoßen Sie jedoch bald auf praktische Einwände.

Mochadocs - Contract Management - Horizontal - Cloud Lock V3

Sichere Cloud-Lösung

Mit einer Cloud-Lösung für das Vertragsmanagement können Sie den Stakeholdern in Vertragsvereinbarungen Zugriff auf für sie relevante Informationen bis auf die Ebene des Themas gewähren.